Quy Trình Bảo Mật Thông Tin Khách Hàng Tại Thám Tử Hoàng Gia

Quy trình bảo mật áp dụng đối với thông tin nhận diện khách hàng, nội dung vụ việc, tài liệu đầu vào, hình ảnh, video, báo cáo nghiệp vụ và các dữ liệu phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng.

1.1. Thông tin nhận diện và liên hệ khách hàng

Thông tin có thể bao gồm:

• Họ tên hoặc cách xưng hô.
• Số điện thoại và địa chỉ email.
• Tài khoản Zalo sử dụng để liên hệ.
• Thông tin cần thiết để xác lập hợp đồng.
• Người được chỉ định nhận kết quả.

Ở giai đoạn tư vấn, khách hàng không cần cung cấp toàn bộ thông tin cá nhân nếu chưa cần thiết để đánh giá yêu cầu.

1.2. Nội dung vụ việc và thông tin liên quan

Những vấn đề liên quan đến gia đình, quan hệ cá nhân, nơi cư trú, công việc hoặc hoạt động kinh doanh có thể chứa dữ liệu nhạy cảm.

Trong các dịch vụ như điều tra ngoại tình, xác minh nhân thân và tìm người , Hoàng Gia chỉ sử dụng thông tin theo phạm vi và mục đích có căn cứ hợp pháp.

1.3. Hình ảnh, video và báo cáo nghiệp vụ

Tùy tính chất vụ việc và điều kiện triển khai hợp pháp, hồ sơ có thể bao gồm:

• Hình ảnh liên quan đến sự việc.
• Video được thu thập phù hợp pháp luật.
• Timeline diễn biến theo thời gian.
• Thông tin đối chiếu và ghi chép nghiệp vụ.
• Báo cáo kết quả xác minh.
• Những nội dung chưa đủ căn cứ kết luận.

Không phải mọi vụ việc đều phát sinh hình ảnh hoặc video. Nội dung báo cáo phải phân biệt dữ kiện đã xác minh, thông tin cần đối chiếu và nhận định chưa đủ cơ sở.

1.4. Thông tin hợp đồng và thanh toán

Thông tin hợp đồng, thỏa thuận chi phí, chứng từ thanh toán và nội dung giao dịch được quản lý theo mục đích thực hiện dịch vụ và nghĩa vụ pháp luật.

Thời hạn lưu trữ hợp đồng hoặc chứng từ có thể khác với thời hạn lưu giữ tài liệu nghiệp vụ.

1.5. Bảng phân loại dữ liệu được bảo vệ

Quy trình gồm bảy giai đoạn: tiếp nhận dữ liệu tối thiểu, kiểm tra mục đích hợp pháp, thỏa thuận bảo mật, phân quyền nhân sự, kiểm soát dữ liệu, xác thực bàn giao và xử lý hồ sơ sau vụ việc.

Xem thêm: Quy trình thuê thám tử tại Hoàng Gia .

Hoàng Gia tổ chức bảo mật dựa trên ba nhóm kiểm soát: nhân sự, quy trình vận hành và dữ liệu. Mỗi lớp giải quyết một nhóm rủi ro riêng và hỗ trợ các lớp còn lại.

3.1. Bảo mật ở cấp độ nhân sự

Con người trực tiếp tiếp nhận, xử lý và bàn giao thông tin. Vì vậy, nhân sự phải tuân thủ các nguyên tắc không tiết lộ, không sử dụng hồ sơ cho mục đích riêng và báo cáo những dấu hiệu sử dụng dữ liệu không phù hợp.

3.2. Bảo mật ở cấp độ vận hành

Kênh liên hệ, người phụ trách, phạm vi công việc và hình thức bàn giao được thống nhất trước khi triển khai. Với vụ việc liên tỉnh, thông tin chỉ nên chia sẻ theo nhiệm vụ cần thiết.

3.3. Bảo mật ở cấp độ dữ liệu

Dữ liệu cần được bảo vệ trước nguy cơ truy cập, sao chép, sử dụng hoặc chia sẻ trái phép. Những tài liệu hết mục đích xử lý phải được rà soát theo thời hạn và căn cứ lưu trữ áp dụng.

Thông tin khách hàng không được chia sẻ tùy ý. Quyền tiếp cận được xác định theo nhiệm vụ, phạm vi thỏa thuận và căn cứ pháp luật.

4.1. Bộ phận tư vấn

Nhân sự tư vấn tiếp nhận thông tin cần thiết để hiểu nhu cầu và đề xuất phương án. Thông tin không liên quan đến mục tiêu xác minh không nên được yêu cầu cung cấp ở giai đoạn này.

4.2. Nhân sự thực hiện nghiệp vụ

Nhân sự trực tiếp xử lý chỉ tiếp cận dữ liệu cần cho công việc được phân công. Người phụ trách xác minh thực địa không mặc nhiên được tiếp cận toàn bộ thông tin tài chính, danh tính hoặc hồ sơ riêng tư khác của khách hàng.

4.3. Khách hàng và người được chỉ định nhận báo cáo

Kết quả được cung cấp cho người có quyền nhận theo thỏa thuận và pháp luật. Người thân, bạn bè hoặc đối tác không mặc nhiên có quyền yêu cầu nhận thay.

4.4. Cơ quan có thẩm quyền

Trong trường hợp pháp luật quy định, Hoàng Gia xem xét và thực hiện yêu cầu hợp lệ của cơ quan có thẩm quyền theo đúng căn cứ và phạm vi áp dụng.

Cam kết bảo mật không được sử dụng để từ chối nghĩa vụ pháp lý bắt buộc.

Hoàng Gia hỗ trợ tư vấn qua hotline, Zalo và làm việc trực tiếp theo lịch hẹn. Kênh trao đổi, người nhận và cách bàn giao hồ sơ cần được thống nhất trước khi gửi những tài liệu có tính nhạy cảm.

5.1. Bảo mật khi liên hệ qua hotline

Khách hàng có thể gọi số 0898 663 756 để trình bày vấn đề ban đầu. Những dữ liệu nhạy cảm chỉ nên cung cấp khi đã xác định đúng đơn vị tiếp nhận và mục đích sử dụng.

5.2. Bảo mật khi trao đổi qua Zalo

Zalo là kênh Hoàng Gia sử dụng để tư vấn và cập nhật thông tin theo thỏa thuận.

• Xác nhận đúng số Zalo chính thức.
• Không gửi tài liệu vào nhóm không cần thiết.
• Xác thực người nhận trước khi chuyển hồ sơ.
• Không gửi mật khẩu hoặc OTP.
• Thông báo nếu mất quyền truy cập tài khoản.

Với hồ sơ đặc biệt nhạy cảm, hai bên nên thống nhất phương thức bàn giao phù hợp trước khi gửi.

5.3. Bảo mật khi bàn giao trực tiếp

Khi làm việc trực tiếp, các bên cần xác nhận danh tính người nhận, danh mục tài liệu và phạm vi bàn giao.

Khách hàng nên liên hệ và đặt lịch hẹn trước khi đến văn phòng Hoàng Gia tại TP.HCM hoặc Hà Nội.

5.4. Khi khách hàng đổi số điện thoại hoặc tài khoản

Nếu khách hàng đổi số điện thoại, tài khoản Zalo hoặc yêu cầu người khác nhận tài liệu, Hoàng Gia cần xác thực yêu cầu thay đổi trước khi chuyển tiếp thông tin vụ việc.

Biện pháp này giúp hạn chế nguy cơ người khác mạo danh để tiếp cận hồ sơ.

Thời gian lưu giữ dữ liệu phụ thuộc vào loại hồ sơ, mục đích xử lý, thỏa thuận với khách hàng và nghĩa vụ pháp luật. Dữ liệu nghiệp vụ và chứng từ hợp đồng không nhất thiết có cùng thời hạn lưu trữ.

6.1. Nguyên tắc lưu dữ liệu nghiệp vụ

Mốc lưu dữ liệu phục vụ việc hoàn tất bàn giao, đối chiếu những vấn đề còn tồn tại và xử lý tài liệu không còn cần thiết. Thời điểm bắt đầu tính, nhóm dữ liệu và ngoại lệ cần được xác định rõ trong thỏa thuận áp dụng.

6.2. Phân biệt các nhóm hồ sơ

6.3. Có thể yêu cầu xóa dữ liệu trước thời hạn không?

Khách hàng có thể gửi yêu cầu xóa hoặc hạn chế xử lý dữ liệu cá nhân của mình. Hoàng Gia cần xác minh tư cách người yêu cầu và kiểm tra căn cứ pháp luật trước khi phản hồi.

Một số dữ liệu có thể phải tiếp tục lưu nếu thuộc trường hợp pháp luật cho phép hoặc yêu cầu.

6.4. Xóa hồ sơ có làm chấm dứt nghĩa vụ giữ bí mật?

Không. Việc xóa hồ sơ nhằm giới hạn lưu trữ những dữ liệu không còn cần thiết. Nghĩa vụ không tiết lộ thông tin đã biết trong quá trình thực hiện hợp đồng vẫn cần được tuân thủ theo thỏa thuận và pháp luật.

Khi phát sinh dấu hiệu dữ liệu bị truy cập, sử dụng hoặc tiết lộ trái phép, việc xử lý cần ưu tiên hạn chế tác động, làm rõ phạm vi ảnh hưởng và thực hiện nghĩa vụ pháp lý phù hợp.

Khách hàng có thể liên hệ kênh chính thức của Hoàng Gia nếu nghi ngờ thông tin bị chuyển tiếp, sử dụng hoặc công khai ngoài phạm vi đã thống nhất.

Kết luận về nguyên nhân sự cố cần dựa trên kiểm tra thực tế, không chỉ từ suy đoán.

Theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân, chủ thể dữ liệu có các quyền liên quan đến việc được biết, đồng ý hoặc không đồng ý, truy cập, chỉnh sửa, yêu cầu xóa, hạn chế xử lý và bảo vệ dữ liệu cá nhân của mình. Việc thực hiện các quyền phụ thuộc điều kiện và giới hạn pháp luật áp dụng.

8.1. Quyền được biết mục đích xử lý

Khách hàng có quyền được biết những thông tin cá nhân nào được xử lý, mục đích sử dụng và các chủ thể liên quan theo quy định.

8.2. Quyền đồng ý hoặc rút lại sự đồng ý

Khi hoạt động xử lý dựa trên sự đồng ý, việc đồng ý phải đáp ứng yêu cầu pháp luật. Im lặng hoặc không phản hồi không mặc nhiên được xem là đồng ý.

Việc rút lại sự đồng ý không tự động xóa bỏ những nghĩa vụ hoặc hoạt động xử lý có căn cứ hợp pháp khác.

8.3. Quyền yêu cầu xem hoặc chỉnh sửa dữ liệu

Khách hàng có thể yêu cầu kiểm tra, cập nhật hoặc chỉnh sửa thông tin cá nhân không chính xác theo quy định.

Việc chỉnh sửa thông tin nhận diện không đồng nghĩa với việc thay đổi dữ kiện nghiệp vụ đã được ghi nhận có căn cứ.

8.4. Quyền yêu cầu xóa hoặc hạn chế xử lý

Khách hàng có thể đề nghị xóa hoặc hạn chế xử lý dữ liệu cá nhân trong những trường hợp được pháp luật cho phép.

8.5. Quyền phản ánh, khiếu nại và yêu cầu bảo vệ

Khi cho rằng dữ liệu bị sử dụng trái quy định, khách hàng có thể gửi phản ánh đến Hoàng Gia hoặc thực hiện những quyền khiếu nại, tố cáo, khởi kiện theo pháp luật.

Tham khảo: Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 .

Bảo mật không chỉ là giữ kín dữ liệu khách hàng, mà còn phải tôn trọng quyền và lợi ích hợp pháp của những cá nhân khác.

Với những yêu cầu xác minh số điện thoại, tài khoản mạng xã hội hoặc nhân thân, Hoàng Gia chỉ xem xét phương án dựa trên nguồn dữ liệu và căn cứ hợp pháp.

Tìm hiểu thêm tại Cam kết và giới hạn trách nhiệm của Thám tử Hoàng Gia .

Bên cạnh trách nhiệm của đơn vị cung cấp dịch vụ, khách hàng có thể chủ động hạn chế rủi ro bằng những bước kiểm tra đơn giản.

1. Xác minh đúng đơn vị cung cấp dịch vụ

   Kiểm tra website, pháp nhân, hotline và thông tin liên hệ trước khi gửi hồ sơ.

2. Chỉ cung cấp thông tin cần thiết

   Bắt đầu bằng mục tiêu và dữ kiện cơ bản. Không gửi toàn bộ tài liệu riêng tư trong lần trao đổi đầu tiên.

3. Không chia sẻ mật khẩu hoặc OTP

   Không cung cấp quyền truy cập tài khoản hoặc thiết bị cho người tự nhận là nhân viên.

4. Thống nhất kênh liên hệ và người nhận

   Xác định trước phương thức trao đổi, chuyển tài liệu và bàn giao báo cáo.

5. Kiểm tra điều khoản bảo mật trong hợp đồng

   Hỏi rõ dữ liệu nào được thu thập, ai được truy cập, thời gian lưu giữ và cách gửi yêu cầu xóa dữ liệu.

Thông tin liên hệ chính thức được công khai tại trang Liên hệ Thám tử Hoàng Gia .

Hoàng Gia xây dựng nguyên tắc bảo mật theo định hướng bảo vệ quyền riêng tư, dữ liệu cá nhân và tuân thủ pháp luật Việt Nam. Hợp đồng bảo mật không thay thế các nghĩa vụ pháp luật bắt buộc.

Việc áp dụng từng quy định cần căn cứ vào loại dữ liệu, mục đích xử lý và điều kiện của vụ việc cụ thể.

Thám tử Hoàng Gia công khai thông tin pháp nhân, địa chỉ và kênh liên hệ để khách hàng có thể kiểm tra trước khi sử dụng dịch vụ.

Hoàng Gia tiếp nhận yêu cầu tại các khu vực trên toàn quốc, với trọng tâm điều phối tại TP.HCM và Hà Nội.

Xem thêm khu vực hoạt động của Thám tử Hoàng Gia .